La digitalisation des RH : définition, enjeux, exemples

Saviez-vous que 72 % des RH passent entre 3 et 6 heures par jour sur des tâches administratives comme la gestion des congés ou la paie ? À l’ère du numérique, la digitalisation des ressources humaines (RH) n’est plus une option, mais une nécessité. L’objectif est clair : réduire les travaux chronophages et libérer du temps pour se concentrer sur l’essentiel, l’humain. Mais quel est l’état des lieux ? Les professionnels RH intègrent-ils facilement le digital dans leurs processus ? Voici tout ce qu’il faut savoir sur la digitalisation des RH en 2024.

Qu’est-ce que la digitalisation des ressources humaines ?

Finis les montagnes de paperasses à traiter et les dossiers encombrants ! La transformation numérique a fait évoluer l’activité de nombreux salariés. Le secteur des ressources humaines est lui aussi concerné par la digitalisation. Mais en quoi consiste-t-elle exactement ?

Digitalisation RH : la définition

La digitalisation des ressources humaines désigne l’intégration des technologies numériques dans les processus RH d’une entreprise. Cela peut inclure :

• La dématérialisation des documents et des données ;
• L’automatisation des tâches administratives ;
• L’utilisation de logiciels spécialisés pour la gestion des employés ;
• Etc.

Concrètement, cela signifie passer des dossiers papier aux systèmes d’information RH (SIRH), utiliser des plateformes en ligne pour le recrutement, la formation et l’évaluation des performances, et mettre en place des outils de communication numérique pour améliorer la collaboration entre les équipes.

Par exemple, un SIRH peut centraliser toutes les données des employés, gérer automatiquement les congés et les absences, calculer les paies et produire des rapports détaillés sur divers aspects des ressources humaines.

L’objectif est de rendre les processus plus efficaces, plus transparents et plus faciles à gérer, tout en permettant aux professionnels des RH de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme le développement des talents et la stratégie. Pour 61 % des RH, le digital est un bon moyen d’améliorer la performance de la fonction ressources humaines.

Quels sont les enjeux de la digitalisation des ressources humaines ?

La digitalisation des ressources humaines (RH) offre de nombreux avantages et redéfinit les processus tout en améliorant l’efficacité globale des entreprises. Voici les principaux enjeux de cette transformation.

Un gain de temps et une optimisation des processus RH

La digitalisation permet d’automatiser les tâches administratives répétitives et chronophages. Grâce à des systèmes de gestion intégrée, comme les SIRH, l’organisation de la paie, des congés et des absences devient automatique. Cela réduit le risque d’erreurs humaines et libère du temps pour les professionnels des RH. Ils peuvent alors se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, comme le développement des talents et la planification stratégique. D’après une étude menée par Forrester/Payfit, le traitement de la paie par un SIRH permet de gagner 90 % du temps !

Le développement de nouveaux outils élaborés avec une IA générative permet aussi de passer moins de temps sur les tâches administratives. Pour autant, une bonne maîtrise de ces solutions numériques (et notamment des fameux « prompts ») est indispensable.

L’amélioration de l’expérience collaborateur

La digitalisation offre aux collaborateurs un accès simplifié et instantané à leurs informations personnelles, à leurs demandes de congés et à leurs bulletins de paie via des portails en ligne. Une transparence qui ne peut que renforcer la satisfaction des salariés et leur engagement envers l’entreprise. En facilitant la communication, la digitalisation des RH est aussi une affaire de bien-être au travail.

Le renforcement de la marque employeur

La digitalisation révolutionne aussi le recrutement et l’onboarding. Elle améliore l’e-réputation de la société grâce à des pratiques comme l’inbound recruiting, qui attire les talents en mettant en avant les valeurs et la culture de l’entreprise en ligne.

Mieux, en réduisant l’utilisation de papier et en favorisant le télétravail, la digitalisation s’inscrit dans une démarche de responsabilité sociétale des entreprises (RSE). Ces actions diminuent l’empreinte carbone. De quoi renforcer sa marque employeur et devenir plus attractif pour les candidats potentiels.

Une aide au pilotage stratégique

Tableaux de bord RH, rapports d’analyse, sondages… Ces outils ne sont pas nouveaux pour les professionnels des ressources humaines. Ce qui l’est, en revanche, c’est la facilité avec laquelle ils peuvent être élaborés.

En centralisant les données RH et en utilisant des outils d’analyse, les entreprises peuvent mieux comprendre les tendances et les aspirations de leurs collaborateurs. De quoi anticiper plus facilement les problèmes, planifier les besoins en personnel et optimiser la gestion des talents. Les décisions prises sur la base de données précises et en temps réel sont plus efficaces et stratégiques.

Plus de flexibilité

La digitalisation des RH facilite la gestion de la mobilité et du télétravail. Elle répond ainsi aux besoins des travailleurs modernes. Des outils numériques permettent de suivre et de valider les demandes de télétravail, de gérer les congés et de diffuser les bulletins de salaire par voie électronique. Une flexibilité qui aide les entreprises à s’adapter rapidement aux changements et à maintenir la continuité des opérations, même en période de crise.

Un appui pour une bonne conformité réglementaire

Les outils numériques aident à réduire les risques liés aux non-conformités et garantit que les entreprises respectent les obligations légales. La gestion rigoureuse des données personnelles des employés est facilitée, ce qui est indispensable pour se conformer aux réglementations comme le RGPD.

Quels sont les freins ?

Malgré tous ses avantages, la digitalisation des ressources humaines ne peut pas se faire en un claquement de doigts.

Une résistance au changement

Le premier frein est souvent culturel. La transformation digitale demande un vrai bouleversement de mentalité au sein de l’entreprise. La peur de l’inconnu et la résistance au changement sont des barrières courantes. Les collaborateurs habitués à des processus manuels peuvent éprouver des difficultés à s’adapter à des outils numériques, craignant une perte de contrôle ou une diminution de la qualité de leur travail.

La nécessité d’une formation

Ensuite, le manque de compétences en gestion des SIRH et des outils numériques constitue un défi majeur. 60 % des RH séniors souhaitent d’ailleurs se former sur la question. Pour autant, de nombreuses entreprises, notamment les petites et moyennes entreprises (PME), n’ont pas les ressources nécessaires pour former leurs employés ou recruter des experts en technologie RH. Cela peut ralentir l’adoption des nouvelles solutions et limiter leur efficacité. La formation et le développement des compétences internes sont essentiels pour surmonter ce défi, mais ils nécessitent du temps et des investissements.

La sécurité des données personnelles et la conformité RGPD

La sécurité des données est un autre frein important. Avec l’augmentation des cyberattaques, les entreprises sont de plus en plus préoccupées par la protection des informations sensibles de leurs employés. La mise en place de systèmes sécurisés et conformes aux réglementations, comme le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), demande des investissements significatifs et une vigilance constante. Les employeurs doivent s’assurer que leurs systèmes sont robustes et capables de protéger les données contre les menaces externes et internes.

Le coût de la digitalisation

Enfin, le coût de la digitalisation est un obstacle non négligeable. Les logiciels RH et les infrastructures nécessaires peuvent représenter un investissement important, que toutes les entreprises ne sont pas prêtes à assumer. Le retour sur investissement peut prendre du temps à se matérialiser, ce qui peut dissuader certaines organisations de se lancer dans la transformation digitale.

Les risques de déshumanisation des processus RH

La digitalisation comporte également des risques de déshumanisation des processus. Lorsque l’on sait que 76 % des RH ont choisi ce métier pour contribuer au bien-être des salariés et des équipes, cela peut effrayer. En automatisant de nombreuses tâches administratives et de gestion, il est possible que le lien humain se perde en réduisant les interactions personnelles qui sont essentielles pour le bien-être des employés.

Les décisions importantes, comme les évaluations de performance ou les recrutements, peuvent sembler froides et impersonnelles si elles sont entièrement basées sur des algorithmes et des données. Pour éviter cette déshumanisation, il est crucial de maintenir un équilibre entre technologie et interaction humaine, en utilisant les outils digitaux comme support plutôt que comme substitut aux relations humaines dans l’entreprise. Une réflexion est à mener sur les différentes fonctions RH qu’il est pertinent de digitaliser. Avez-vous vraiment envie de passer au tout numérique pour la gestion disciplinaire ou la gestion des fins de contrat ?

Quel est l’état des lieux de la digitalisation RH en 2024 ?

Peut-on pour autant refuser la transformation numérique en 2024 ? Rien n’est moins sûr. L’évolution est à l’œuvre dans une majorité d’entreprises. Impulsée et boostée par la période COVID, la digitalisation RH se poursuit doucement, mais sûrement.

En France, 63 % des entreprises déclarent avoir amorcé leur digitalisation, mais un tiers des TPE-PME n’ont pas encore commencé leur transformation numérique.

Selon le baromètre 2024 de Shortways, la mise en œuvre d’un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) est l’une des clés pour mesurer la maturité numérique des entreprises. Cependant, une enquête menée auprès de professionnels RH révèle que l’adoption des SIRH est moyennement maîtrisée, avec une note de 3,5/5.

Les impacts d’une mauvaise adoption sont significatifs : 78 % des responsables estiment qu’elle affecte la satisfaction utilisateur, 72 % considèrent qu’elle influe sur le taux d’utilisation, et 68 % pensent qu’elle dégrade l’image de la marque employeur. Des chiffres qui peuvent expliquer la frilosité de certains DRH ou gestionnaires à implémenter des solutions numériques. Digitaliser les RH en entreprise : oui, mais bien.

Comment digitaliser les processus RH en PME ?

Quels processus peut-on digitaliser ?

Les processus RH susceptibles d’être digitalisés dans une PME sont nombreux et variés. Voici quelques exemples :

• Gestion de la paie : automatisation du calcul des salaires, génération des bulletins de paie et déclarations sociales avec des logiciels dédiés.
• Gestion des congés et des absences : numérisation de la soumission et du suivi des demandes de congés via un portail en ligne accessible aux employés.
• Recrutement : utilisation de plateformes pour publier des offres d’emploi, recevoir des candidatures et suivre les candidats tout au long du processus de sélection.
• Formation et développement des compétences : gestion des parcours de formation des employés avec des systèmes de gestion de la formation, proposant des modules en ligne adaptés aux besoins individuels.
• Gestion des avantages sociaux : suivi des avantages offerts aux employés via des plateformes dédiées comme Wellbeing Journey.
• Suivi de la Qualité de Vie et des Conditions de Travail (QVCT) : mise en place d’outils de sondage et de suivi pour évaluer et améliorer la satisfaction et le bien-être des employés.

Les questions à se poser pour se lancer

Avant de se lancer dans la digitalisation des processus RH, plusieurs questions doivent être posées. Tout d’abord, quels sont les besoins spécifiques de votre entreprise ? Identifiez les processus qui prennent le plus de temps et qui bénéficieraient de l’automatisation.

Ensuite, quel est votre budget ? La digitalisation nécessite un investissement initial, mais les économies de temps et de coûts à long terme peuvent être significatives.

Quelle est la maturité digitale de votre entreprise ? Vous devez vous assurer que vos collaborateurs sont prêts à adopter de nouvelles technologies. Prévoyez des formations si nécessaire afin de ne pas être pris au dépourvu.

Enfin, quels sont vos objectifs à long terme ? La digitalisation doit s’inscrire dans une stratégie globale visant à améliorer l’efficacité et la satisfaction des salariés.

Les outils clés de la digitalisation de la fonction RH

Plusieurs outils sont couramment adoptés pour mettre en œuvre une digitalisation des processus RH.

Les systèmes d’information de gestion des ressources humaines (SIRH) centralisent toutes les données RH et automatisent les processus administratifs. Ces solutions numériques globales sont de plus en plus utilisées pour leur polyvalence : paie, gestion du temps, administratif, recrutement, gestion des talents, formation, avantages sociaux, etc. Leur implémentation demande un véritable investissement.

D’autres outils numériques se concentrent sur un aspect spécifique de la fonction RH. C’est par exemple le cas des plateformes de gestion de la paie. Elles simplifient le calcul des salaires et les déclarations sociales. Il existe aussi des outils de gestion des congés et des absences permettant aux employés de soumettre leurs demandes en ligne et aux managers de les approuver facilement.

Côté recrutement, des plateformes spécifiques facilitent la publication d’offres d’emploi et la gestion des candidatures.

Enfin, il existe des plateformes dédiées au bien-être global des employés comme Wellbeing Journey. Ces outils sont conçus pour améliorer la qualité de vie au travail (QVCT) en proposant des programmes de bien-être personnalisés, des suivis de santé mentale et physique, et des ressources pour aider les employés à gérer leur stress, à améliorer leur productivité et leur pouvoir d’achat. C’est une multitude de services du quotidien qui sont proposés afin de favoriser le bien-être des collaborateurs.