Onboarding des nouveaux collaborateurs : le guide pour une intégration réussie dans l’entreprise

Le recrutement est un défi de plus en plus important pour les RH de PME. Vous avez déployé des trésors d’inventivité pour moderniser votre procédure d’embauche et bingo ! Vous avez trouvé le candidat idéal. Quelques semaines vous séparent maintenant de son arrivée au sein de l’entreprise. À vous de faire en sorte que son engagement ne retombe pas aussitôt. Votre objectif ? Organiser une intégration chaleureuse, fluide et efficace pour votre nouveau collaborateur. Pour cela, à vous de mettre en place un processus d’onboarding RH parfaitement structuré. Wellbeing Journey vous dit tout.

L’onboarding : la définition pour les RH

Avez-vous déjà entendu parler d’onboarding ? Si vous êtes RH de formation, il y a de fortes chances pour que vous connaissiez ce terme. En revanche, si vous exercez des fonctions RH en plus de votre cœur de métier au sein d’une PME, l’onboarding n’est peut-être pour vous qu’un anglicisme de plus.

L’onboarding, qui signifie « embarquement » en anglais, résume l’ensemble des pratiques dédiées à l’accueil et à l’intégration harmonieuse des nouveaux collaborateurs au sein de l’entreprise. Si ce néologisme est de plus en plus employé par les RH, c’est parce qu’il recouvre une réalité bien plus large qu’une simple adaptation. Loin de se limiter à une présentation des missions ou des équipes le jour J, l’onboarding est un processus dynamique. D’ailleurs, il se pense depuis l’annonce de l’embauche jusqu’à l’intégration totale du nouveau venu sur son poste.

Derrière cette image parlante de l’embarquement, l’onboarding implique une réflexion sur la socialisation, le partage de la culture d’entreprise, le développement d’un sentiment d’appartenance, et l’établissement de liens solides avec les collègues. Vous l’aurez donc compris : il s’agit de bien plus qu’une première journée ou une simple prise en main des outils de travail. L’onboarding est une démarche proactive, un parcours structuré et jalonné de moments clés, qui doit être pensé en amont par les services des ressources humaines.

Pourquoi mettre en place un onboarding efficace ?

Vous êtes sceptique ? Pour vous l’onboarding n’est qu’un énième mot anglais à la mode ? Si cette notion est de plus en plus évoquée dans les services RH, c’est parce qu’un onboarding structuré est un avant tout investissement stratégique. Oubliez l’idée reçue qu’une simple journée d’accueil du salarié suffit. L’onboarding ne peut se résumer à un team-building ou un déjeuner d’équipe. En vérité, un processus d’intégration bien conçu est un levier puissant pour l’entreprise. Voici quelques-uns des enjeux de l’onboarding.

Fidéliser les collaborateurs

Comme beaucoup d’entreprises, vous faites peut-être face à des difficultés de recrutement. Vous avez donc une priorité : retenir vos collaborateurs au sein de la PME. En ces temps où la volatilité des salariés s’accentue, un onboarding soigné devient un enjeu majeur pour la rétention du personnel. L’INSEE soulignait en 2021 un taux de turn-over moyen de 15 % en France. En parallèle, les évolutions de trajectoire ne sont plus l’exception aujourd’hui. Il n’est pas rare de voir des collaborateurs changer d’emploi plusieurs fois au cours d’une carrière.

Pour éviter toutefois que vos collaborateurs ne quittent l’entreprise trop rapidement, un processus d’intégration efficace et réfléchi semble indispensable. Un onboarding raté peut représenter un coût élevé, estimé à environ 7000 €. L’importance d’un onboarding réussi réside dans sa capacité à assurer un sentiment d’appartenance et de satisfaction durable pour le nouveau collaborateur. Une évidence lorsque l’on sait que 80 % des nouveaux collaborateurs savent s’ils vont rester ou partir de l’entreprise au cours des 6 premiers mois.

Pour un employeur, offrir une expérience d’intégration complète et attentionnée est le meilleur moyen de valoriser et de fidéliser un nouvel arrivant. Cela évite un départ précipité durant la période d’essai. Chaque départ volontaire au cours de la première année représente non seulement une perte d’investissement, mais également la perte d’un potentiel collaborateur prometteur. Un onboarding soigné s’avère donc être un investissement stratégique, tant pour le bien-être du salarié que pour la santé financière et organisationnelle de l’entreprise.

Créer une cohésion d’équipe au sein de l’entreprise

L’isolement des nouveaux collaborateurs peut être une réalité. Parachutées dans un service, vos nouvelles recrues n’établissent pas toujours naturellement des liens avec l’équipe en place. La création d’une cohésion d’équipe solide ne se réalise pas spontanément, loin de là. Pour assurer une collaboration fructueuse, l’entreprise a son rôle à jouer pour cultiver de bonnes relations entre les collaborateurs.

C’est justement là que l’onboarding prend tout son sens. Des activités de team building s’avèrent utiles, mais elles doivent s’inscrire dans un cadre d’onboarding structuré et bien plus large pour être véritablement efficaces. L’enjeu est de taille : il s’agit d’éviter l’isolement du nouveau venu, qui, au-delà d’un simple manque d’affinités, peut avoir des répercussions profondes sur son intégration et son bien-être au sein de l’entreprise. Un onboarding bien pensé favorise donc non seulement l’acclimatation du nouvel employé à son environnement de travail, mais aussi la formation d’un esprit d’équipe solide et harmonieux.

Promouvoir sa marque employeur

Vous pensiez que la marque employeur n’avait d’importance que pour le recrutement de vos collaborateurs ? Oh que non ! Il est indispensable de la renforcer tout au long de l’expérience de vos salariés dans l’entreprise. Et justement : un onboarding réussi est un outil puissant pour affermir cette marque. Une mauvaise intégration peut rapidement se transformer en publicité négative pour l’entreprise. Inversement, une expérience d’intégration positive laisse une impression favorable qui peut être partagée dans les cercles professionnels et personnels des employés, et ce même si, pour une raison X ou Y, elle ne débouche pas sur une collaboration à long terme. Les ressources humaines participent pleinement, qu’elles le veuillent ou non, à la communication de la marque, bien au-delà de la phase de préembauche. Un onboarding soigné et réussi est l’occasion de laisser une impression positive auprès des nouvelles recrues, qui deviendront alors des ambassadeurs de l’entreprise.

Enfin, au-delà de la réputation de l’entreprise, l’onboarding est l’occasion de partager ce qui fait la culture de l’entreprise : ses valeurs et sa singularité face à la concurrence. Cet élément central de l’onboarding est l’occasion de faire en sorte que le nouvel employé et l’entreprise avancent ensemble vers un objectif commun.

Améliorer la performance de l’entreprise

L’onboarding RH est aussi un levier stratégique pour améliorer la performance globale de l’entreprise. Qui dit onboarding réussi dit sentiment d’appartenance et engagement du collaborateur. Lorsqu’un employé se sent intégré et valorisé, il est naturellement enclin à s’investir pleinement dans son nouveau rôle. Et bien sûr, cela contribue directement à la réussite de l’organisation.

En mettant en place un processus d’onboarding structuré et personnalisé, vous faites en sorte que le nouvel arrivant dispose de toutes les ressources nécessaires dès le premier jour. Cela lui permet de se concentrer immédiatement sur des tâches à forte valeur ajoutée, sans perte de temps. Parmi les outils classiques utilisés, on retrouve le livret d’accueil ou la désignation d’un tuteur. L’objectif : rendre le nouveau collaborateur opérationnel le plus rapidement possible.

Une étude menée par Acerta montre que 62 % des collaborateurs ayant bénéficié d’un onboarding adéquat atteignent leurs objectifs annuels, contre seulement 17 % pour ceux qui n’en ont pas eu. En optimisant la période de formation, l’onboarding accélère le moment où la contribution du nouvel employé dépasse les coûts liés à son embauche, atteignant ainsi plus rapidement le seuil de rentabilité pour l’entreprise.

Les 3 étapes d’un processus d’onboarding RH réussi en PME

Étape 1 : Réaliser un préboarding RH

Le préboarding RH correspond à tout ce qui se passe avant le premier jour de travail du collaborateur. Ce n’est pas seulement une étape préparatoire, c’est surtout un catalyseur pour une intégration réussie. Bien souvent, les candidats retenus sont confrontés au silence radio des entreprises jusqu’au jour J. Pourtant, cette phase est cruciale pour tisser les premiers liens. Vous éliminez ainsi le risque de « ghosting » et posez les bases d’une relation professionnelle durable.

Pour un accueil optimal, plusieurs aspects doivent être anticipés : l’attribution d’un bureau adapté, la préparation de tout le matériel nécessaire (ordinateur, code d’accès, ligne téléphonique, badge), ainsi que les démarches administratives telles que la rédaction du contrat et la création des profils dans les logiciels de gestion ou plateformes externalisées comme Wellbeing Journey. Envoyez un « Welcome Pack » pour commencer à engager votre nouveau collègue avant son arrivée.

Il est plus que judicieux de préparer l’aspect administratif en amont. L’objectif ? Éviter une surcharge d’informations et de démarches le premier jour. Si des événements d’entreprise se tiennent entre l’annonce de l’embauche et le jour de l’arrivée de votre collaborateur, pensez à l’y convier. C’est un excellent moyen de favoriser une immersion progressive dans la culture de l’entreprise.

En interne, prenez également le temps d’organiser une réunion avec les différents managers pour coordonner l’attribution de l’espace de travail, la mise en place des outils nécessaires, et les détails de la première journée. L’intégration sera fluide, et donc plus rapide et efficace. Une bonne communication est essentielle durant cette période : maintenez le contact par e-mail ou SMS et soyez disponible pour répondre à toutes les questions.

Le préboarding est une étape de préparation minutieuse où rien ne doit être laissé au hasard. Avant son arrivée, le nouveau collaborateur doit se sentir accueilli, informé, et prêt à commencer son parcours dans l’entreprise dans les meilleures conditions.

Étape 2 : Réussir le premier jour du collaborateur dans l’entreprise

Le premier jour d’un collaborateur est déterminant. Très vite, une première impression de l’entreprise peut se forger. Un accueil chaleureux et bien organisé renforce le sentiment d’appartenance et facilite l’intégration du nouveau salarié.

Voici quelques actions clés pour garantir une intégration réussie :

• Créer un environnement rassurant en recevant le nouveau salarié dans un cadre familier. Dans l’idéal, les responsables du recrutement doivent être présents pour l’accompagner jusqu’à son service. L’idée ? Introduire un sentiment de continuité depuis le processus de recrutement.

• Définir son espace de travail avec un bureau bien aménagé et équipé. Le nouveau venu bénéficiera d’une immersion immédiate et confortable dans son nouveau rôle.

• Faciliter l’orientation grâce à une visite guidée des locaux et une présentation des collègues, des différents services. La généralisation du télétravail rend cette étape plus complexe. Il peut toutefois être pertinent de rassembler les collègues directs le temps de cette journée.

• Offrir un moment convivial comme un petit-déjeuner ou un déjeuner d’accueil. C’est une opportunité informelle de rencontrer l’équipe.

• Mettre à disposition toutes les informations nécessaires : transmettez tous les documents et assurez-vous de répondre à toutes ses interrogations.

• Définir, en collaboration avec le manager, des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels pour guider ses premières semaines en poste.

• Organiser des sessions de formation pour familiariser le nouveau salarié avec les outils, méthodes et pratiques de l’entreprise. Il peut aussi être intéressant de recevoir le salarié pour l’informer sur l’ensemble des outils RH, notamment l’accès aux différents avantages sociaux offerts par l’entreprise.

Le premier jour est un message de bienvenue, un moment pour que le collaborateur se projette dans l’aventure à long terme avec l’entreprise. Cette journée doit donc être soigneusement orchestrée pour laisser une impression positive… mais aussi durable.

Étape 3 : Rester présent pour faire un suivi régulier de l’intégration du collaborateur

La première journée de votre nouveau collaborateur s’est déroulée à merveille ? Vous pourriez être tenté de passer à autre chose. Avec votre charge mentale et la multitude de tâches que vous devez gérer chaque jour, c’est même plutôt tentant. Malgré tout, il est essentiel de maintenir un suivi attentif pour assurer une intégration harmonieuse de vos nouveaux salariés. La communication est la clé : envisagez de faire des points réguliers, même très succincts, afin d’évaluer son adaptation, identifier les points forts de votre processus d’onboarding RH ainsi que les domaines d’amélioration.

De façon plus formelle, organisez des rendez-vous réguliers entre les RH, le manager et le collaborateur. Les étapes clés ? La fin de la première semaine, puis la fin du premier mois, et la fin de la période d’essai. Faites aussi savoir à votre nouveau collaborateur qu’il peut de lui-même initier ces rencontres en cas de besoin.

Des exemples de processus d’onboarding pour s’inspirer

Au cours d’un processus d’onboarding, rien ne vous empêche d’innover. Voici quelques idées d’actions à mettre en place pour accueillir au mieux vos nouveaux collaborateurs :

• Préparer un welcome pack personnalisé : certaines entreprises offrent par exemple des outils et goodies personnalisés à leurs collaborateurs.

• Concocter un parcours interactif et autonome sur l’intranet de l’entreprise sous forme de « jeu de piste » comme alternative à la traditionnelle visite. Cette astuce peut se révéler intéressante en cas de télétravail.

• Organiser un parrainage : nommez des « mentors » ou « buddies » pour faire découvrir la culture d’entreprise à votre salarié.

• Varier les formats de documentation : utilisez par exemple des vidéos réalisées par l’employeur, des collègues, le RH…

L’onboarding RH est donc quelque chose qui se prépare avec minutie. C’est un processus continu qui nécessite un engagement constant de la part des managers et de l’équipe RH. À partir de ces conseils, n’hésitez pas à vous concocter une check-list d’onboarding RH adaptée au fonctionnement de votre PME.

Découvrez aussi : Le guide complet des avantages sociaux offerts aux salariés des entreprises