Procrastination au travail : 5 conseils pour la combattre

Le 25 mars 2024 a lieu la Journée mondiale de la procrastination. Un clin d’œil à notre tendance à différer, parfois avec une légèreté déconcertante, certaines tâches. De la prise de rendez-vous chez le garagiste à la facture à payer, chacun trouve dans son quotidien des raisons de remettre à plus tard. Malheureusement, cette inclination peut aussi devenir une source de stress et de frustration, surtout lorsqu’elle trouve sa place dans un contexte professionnel. Dans certains cas, des enjeux profonds se cachent derrière la procrastination au travail : perte de sens, anxiété, dysfonctionnements organisationnels, travail solitaire… Heureusement, des stratégies existent pour canaliser cette petite habitude. Wellbeing Journey vous donne toutes les clés pour arrêter de (trop) procrastiner au travail.

Qu’est-ce que la procrastination ?

Le mot nous vient du latin procrastinatio (ajournement). Il s’agit d’une propension fréquente à différer des tâches qui pourraient pourtant être faites immédiatement. Bien loin d’être une pathologie psychologique, elle peut toucher tous les individus. « Je verrai ça plus tard », « Cela attendra demain »… Le phénomène est tellement courant qu’une journée mondiale lui a été dédiée, le 25 mars de chaque année. Mais la procrastination serait-elle un mal du 21e siècle ? Dans En finir avec la procrastination, Petr Ludwig partage les mots d’Hésiode, poète grec antique :

« Ne remettez rien ni au lendemain,

Ni au surlendemain :

Qui néglige sa besogne

N’emplit pas sa grange »

Voilà le signe que cette propension à remettre à plus tard touche tout le monde, et depuis bien longtemps.

Une idée reçue voudrait que l’on associe la procrastination à une forme de paresse. Pourtant, un procrastinateur aguerri peut rester actif… sur d’autres tâches. C’est typiquement l’exemple du travailleur qui remet au lendemain sa mission de prospection téléphonique redoutée pour s’affairer à d’autres dossiers moins urgents ou faire le tri de sa boîte mail. D’ailleurs, les procrastinateurs ont un but, mais il semblerait qu’une force invisible les empêche de l’atteindre ! Le paresseux est de son côté satisfait de ne rien faire.

Quelles sont les causes de la procrastination au travail ?

Peut-être avez-vous, comme de nombreux travailleurs français, décidé de ne plus procrastiner en 2024 ? Un sondage OpinionWay pour jechange.fr révèle l’ampleur du phénomène, exacerbé par l’avènement des nouvelles technologies. 72 % des actifs et étudiants admettent procrastiner au travail. En moyenne, ceux-ci s’accordent 1 h 54 de pause par jour pour des activités distrayantes telles que les réseaux sociaux ou le visionnage de vidéos. Des psychologues comme Joseph Ferrari identifient la procrastination chronique chez 20 % des adultes.

La raison invoquée par la majorité des salariés ? Le besoin de se déstresser. Pourtant, cette pratique cache généralement des motivations bien plus profondes qu’il est intéressant d’identifier. Plusieurs facteurs peuvent expliquer pourquoi les individus reportent certaines tâches :

• La perte d’engagement. Souvent, la procrastination naît d’un manque de motivation. Lorsque les tâches ne suscitent pas d’intérêt ou semblent dépourvues de sens, l’engagement diminue, et le penchant à remettre à plus tard s’intensifie. Pour favoriser l’implication, deux formes de motivation doivent coexister : la motivation intrinsèque, liée à la satisfaction personnelle, et extrinsèque, influencée par des récompenses externes.

• La surcharge de travail. Face à un volume de tâches intimidant, certains collaborateurs peuvent se sentir dépassés. Résultat : ne sachant par où commencer, ils choisissent d’éviter temporairement de se lancer. Pire, cette surcharge entraîne à long terme un sentiment d’impuissance et une baisse de productivité.

• Le perfectionnisme. La peur de ne pas atteindre les standards élevés fixés peut amener une personne à reporter indéfiniment ses tâches, dans l’attente de conditions idéales qui ne se matérialisent jamais.

• L’anxiété face à la tâche. Certaines activités peuvent être perçues comme difficiles ou importantes. La peur de l’échec peut paralyser, incitant à éviter les tâches anxiogènes plutôt qu’à les affronter directement.

• L’environnement lui-même peut être une source de procrastination. Notifications de smartphones, interactions avec les collègues, espace mal organisé peuvent facilement détourner l’attention des missions prioritaires.

• Le travail en solitaire. Il est plus simple de tomber dans la procrastination en l’absence de regard externe. Sans quelqu’un pour exiger des résultats, un rapport à rendre ou imposer des délais, l’envie de différer certaines tâches peut être grande.

• L’abondance de choix, typique de notre époque, peut aussi mener à la procrastination. Petr Ludwig parle de « paralysie décisionnelle ». Cette hésitation, alimentée par la crainte de regretter nos choix, engendre souvent le report « à plus tard » d’une prise de décision.

Remettre au lendemain n’est pas grave en soi. Pourtant, ses causes peuvent mener à des problèmes bien plus profonds comme le surmenage, le burn-out, la dépression ou ce que l’on qualifie désormais de « quiet quitting » des employés (démission silencieuse).

« Soigner » la procrastination : est-ce vraiment nécessaire ?

Si nous sommes si nombreux à souhaiter lutter contre la procrastination, c’est bien parce que ses conséquences semblent plutôt négatives, que ce soit pour le collaborateur ou l’entreprise.

Côté entreprise, cette habitude impacte directement la productivité. Lorsqu’elle est chronique et quasi pathologique, la procrastination peut engendrer des retards dans les livrables, la dégradation de la qualité du travail, et une perte de temps pour le collectif. À long terme, les tâches importantes non réalisées peuvent avoir des répercussions sur la réputation de l’entreprise.

C’est au niveau individuel que la procrastination peut faire des dégâts. Elle est source de stress et de problématiques de santé mentale pour les salariés, qui finissent par nourrir des sentiments de déception envers eux-mêmes. De plus, un cercle vicieux se met en place : plus les tâches s’accumulent, plus il est difficile de passer à l’action, et plus l’estime de soi se dégrade. Ces émotions négatives peuvent miner le sentiment d’efficacité personnelle et, dans des cas extrêmes, mener à la dépression.

Vu sous cet angle, le tableau semble bien noir. Pourtant, la procrastination est une inclination qui reste souvent légère, voire amusante. Par ailleurs, la procrastination n’est pas toujours un ennemi de la productivité. Neil Fiore, psychologue, identifie une catégorie de procrastinateurs, dite des « procrastinateurs chanceux ». Chez eux, la pression de dernière minute agit comme un catalyseur. L’adrénaline générée par l’urgence transforme alors la procrastination en un levier de performance exceptionnel.

Comment arrêter de procrastiner au travail ? Nos 7 astuces

Vous n’êtes pas de ces procrastinateurs galvanisés par le travail de dernière minute ? Au contraire, cette mauvaise habitude génère chez vous un stress chronique ? Voici quelques clés pour arrêter de procrastiner au travail.

1 — Se fixer des objectifs réalistes

Pour se lancer, il faut avant tout sentir qu’il est possible d’atteindre son but. Pour cela, établissez des objectifs SMART qui doivent être :

• Spécifiques
• Mesurables
• Atteignables
• Réalistes
• Temporels

L’idée ? Relier chacune de vos missions du quotidien à un objectif individuel. Puis, intégrer ces objectifs personnels dans un objectif d’équipe. De cette façon, vous ferez le lien entre vos efforts propres et les résultats de l’entreprise. De quoi renforcer le sens que vous donnerez à vos activités.

2 — Établir des priorités

Si vous êtes un adepte des listes longues comme le bras, vous ne savez peut-être pas par quoi commencer. Résultat : vous perdez du temps. Pour éviter de procrastiner, il est préférable d’avoir une vision claire de vos priorités. Vous pourrez ajuster vos efforts en fonction des urgences, de l’ampleur des dossiers ou de leur importance.

Pour classer vos tâches par ordre de priorité, vous pouvez utiliser des outils d’une simplicité à toute épreuve comme la matrice d’Eisenhower. En quelques coups de crayon, vous pourrez distinguer l’urgent de l’important et planifier efficacement votre travail.

Il faut donc parfois prendre du temps pour en gagner ensuite. Savoir où l’on va réduit drastiquement la propension à la procrastination. Mais attention ! Ne tombez pas dans l’excès d’organisation. Certains employés finissent par passer des heures à programmer leur travail sans se lancer. Ne serait-ce pas, là aussi, de la procrastination ?

3 — Dire adieu au perfectionnisme

Derrière la procrastination se cache parfois un perfectionnisme extrême. La volonté de fournir un travail impeccable engendre une pression paralysante. Pour contourner cet écueil, il vaut mieux clarifier ses objectifs. Restez factuel : quels indicateurs vous feront dire que votre tâche est terminée ? Un travail achevé n’est pas (toujours) un travail parfait et « fait vaut mieux que parfait ».

Toutefois, certaines études semblent montrer que, en général, les collaborateurs perfectionnistes sont moins sujets à la procrastination. Ce n’est donc peut-être pas le prétendu perfectionnisme qui favoriserait la tendance à la procrastination au travail, mais de tout autres raisons comme le sentiment d’incompétence, l’anxiété face à la tâche ou le manque de clarté dans les objectifs…

4 — Avancer à petits pas

Avancer par petites étapes est une stratégie efficace pour surmonter la procrastination, surtout face à des projets d’envergure qui peuvent sembler intimidants au premier abord. Plutôt que de voir la montagne qui se dresse devant nous, diviser un grand projet en sous-objectifs plus gérables peut débloquer la situation. Cette technique est connue sous le nom de « chunking ». Elle permet de transformer une tâche complexe en une série d’actions simples et concrètes. En visualisant chaque étape clairement, vous diminuez le risque de remise à plus tard due à l’ampleur perçue du projet. Une approche bien moins décourageante !

Mann (2016) conseille de trouver « la prochaine plus petite action physiquement définissable » qui vous rapprochera de l’atteinte de votre objectif. Par exemple, si vous devez commencer la rédaction d’un projet de présentation, la prochaine plus petite action physiquement définissable est d’ouvrir votre traitement de texte et de nommer votre fichier. D’après Mann, le fait de conceptualiser une tâche extrêmement simple à réaliser permet de se mettre à l’action plus facilement. Et une fois la machine lancée, il y a des chances pour que vous continuiez.

Diviser le travail en une liste de tâches plus petites et clairement définies facilite non seulement le démarrage, mais aussi la coordination avec les autres membres de l’équipe. Ainsi, en décomposant les projets volumineux en actions plus petites et en assignant clairement les responsabilités, vous pouvez progresser efficacement sans succomber à la procrastination, même face à des défis importants.

5 — Gérer son temps efficacement

Souvent, la procrastination résulte d’une mauvaise gestion du temps, d’une organisation défaillante et de problèmes pour se concentrer. Fixez donc des échéances claires, mais réalistes pour chacune de vos tâches. D’ailleurs, gardez toujours en tête la Loi de Hofstadter (1980) : « Il faut toujours plus de temps que prévu, même en tenant compte de la Loi de Hofstadter. »

Ces outils de gestion du temps pourraient vous aider au quotidien à ne plus procrastiner au travail :

• La technique Pomodoro, développée par Francesco Cirillo, consiste à travailler par séquences de 25 minutes suivies de pauses. Cette organisation favorise une concentration soutenue et prévient la fatigue mentale. Avoir conscience de l’échéance à venir peut aussi aider à se lancer.
• La règle des deux minutes propose de s’attaquer immédiatement aux petites tâches. Cela libère ensuite du temps pour les engagements plus significatifs.
• Les applications de suivi du temps (time tracking) : cela peut vous offrir une vue d’ensemble de la répartition de votre temps sur différents projets.
• Le time blocking consiste à organiser sa journée en blocs de temps dédiés à des travaux spécifiques (lecture des mails, rédaction, sport, réunion…). Cela peut aider à mieux structurer vos tâches de travail.

Testez et choisissez la méthode qui vous convient le mieux, en fonction de votre personnalité, de vos besoins et des aspects pratiques de votre activité.

Dans tous les cas, n’oubliez pas de prendre du recul sur les causes de votre tendance à procrastiner. Essayer de comprendre ce qui se cache derrière cette manie. Une perte de sens profonde au travail ? Un manque de clarté dans vos objectifs ? Un souci de management ? Une surcharge de travail ? Des risques psychosociaux non identifiés ? Faire le point sur son activité professionnelle peut s’avérer pertinent et vous épargner bien des poussées de stress.

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